Datenschutzerklärung

2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. In den sogenannten Server-Logfiles werden dabei folgende Daten protokolliert:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei bzw. Seite
• Übertragene Datenmenge
• HTTP-Antwortstatuscode
• Erkennungsdaten des verwendeten Browsers und Betriebssystems (User-Agent)
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

Zweck und Rechtsgrundlage: Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist erforderlich, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen und die Funktionsfähigkeit sowie Sicherheit der informationstechnischen Systeme zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser überwiegendes berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer & Empfänger: Die Daten werden im Rahmen der regulären technischen Log-Rotation gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine Sicherheitsvorfälle (z. B. Abwehr von DoS-Attacken oder Aufklärung von Cyberangriffen) eine längere Aufbewahrung erforderlich machen. Die Verarbeitung erfolgt über von uns beauftragte technische Hosting- und Infrastrukturdienstleister.

4. Technischer Missbrauchs- und Spam-Schutz (Rate Limiting)

Zur Vorbeugung von automatisierten Spam-Übermittlungen und Denial-of-Service-Angriffen auf unsere Kontakt- und Schlüsselanfrageformulare setzen wir eine serverseitige Begrenzung der Anfragerate (Rate Limiting) ein.

Dabei wird die IP-Adresse des anfragenden Nutzers mittels eines kryptografischen Hash-Verfahrens (SHA-256 unter Hinzufügung eines serverseitigen Salt-Keys) pseudonymisiert. Der pseudonymisierte Hash-Wert wird kurzzeitig gemeinsam mit einem Zählerstand für max. 15 Minuten in einer temporären Zählerdatei auf dem Server vorgehalten, um Mehrfachübermittlungen in kurzen Zeitabständen zu unterbinden.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Aufrechterhaltung der Serverstabilität und dem Schutz vor missbräuchlicher Inanspruchnahme der Formularfunktionen. Es findet keine Identifizierung des Nutzers und keine Zusammenführung mit anderen Datenquellen statt.

5. Kontaktaufnahme per Formular und E-Mail

Wenn Sie per Kontaktformular auf unserer Website oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen.

Erfasste Daten im Kontaktformular: Name / Firma, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewähltes Anliegen / Kategorie sowie der Text Ihrer Nachricht.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Erfüllung eines Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der raschen und professionellen Beantwortung von Kundenanfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger & Speicherung: Formularanfragen werden per verschlüsselter HTTPS-Verbindung an unsere E-Mail-Infrastruktur übermittelt und im E-Mail-Postfach anfrage@schluesseldoc.at verarbeitet. Die Daten verbleiben bei uns, bis die Anfrage abschließend bearbeitet ist oder gesetzliche bzw. vertragliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.

6. Online-Schlüsselanfrage und Dokumentenübermittlung

Über unser Online-Schlüsselanfrageformular können Sie verbindliche oder unverbindliche Preisanfragen für Schlüsselkopien, Zylinder und Schließsysteme stellen und dazu erforderliche Unterlagen hochladen.

Verarbeitete Daten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Hersteller/Marke des Schlüssels, Modellbezeichnung, gewünschte Stückzahl, Code- oder Schlüsselnummern, Übergabewunsch (Abholung oder Postversand), Anmerkungen sowie übermittelte Bild- und Dokumentdateien (z. B. Fotos von Schlüsselvorder- und -rückseite, Sicherungskarten oder Berechtigungsnachweise).

Technische Abwicklung der Uploads: Beim Absenden des Formulars verarbeitet unser PHP-Backend die hochgeladenen Dateien kurzzeitig in einem temporären Arbeitsspeicher zur technischen Format- und Größenprüfung. Anschließend werden die Unterlagen als E-Mail-Anhang über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung an unser Kundenservice-Postfach anfrage@schluesseldoc.at gesendet.

Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung der hochgeladenen Dokumente in einem öffentlichen Website-Verzeichnis oder in einer Datenbank der Website.

Rechtsgrundlage & Speicherdauer: Rechtsgrundlage ist die Erfüllung eines Vertrags bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die im E-Mail-Postfach eingegangenen Anfragen samt Datei- und Nachweisanhängen werden nach Abschluss des jeweiligen Auftrags grundsätzlich für einen Zeitraum von ca. 12 Monaten aufbewahrt, um etwaige Rückfragen, Nachbestellungen oder Qualitätssicherungen abzuwickeln, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrung gem. § 132 BAO) oder die Geltendmachung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen eine längere Aufbewahrung erfordern.

7. Telefonische Kontaktaufnahme und 24/7 Notdienst

Als gewerblicher Schlüssel- und Aufsperrdienst bieten wir eine 24-Stunden-Notruf-Hotline an. Wenn Sie uns telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Anruferdaten (Telefonnummer), Ihren Namen, die Einsatzadresse in Wien und Umgebung sowie die Schilderung der Notfallsituation (z. B. ausgesperrt, Schlüssel abgebrochen, Schlossdefekt).

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Abwicklung der akuten Einsatzkoordination, Disposition der Monteure vor Ort und Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich. Eine Aufzeichnung von Telefonaten findet nicht statt.

8. Auftrags- und Vertragsabwicklung (Vor-Ort-Einsätze)

Im Rahmen der Erbringung unserer Dienstleistungen (Vor-Ort-Türöffnungen, Schlosswechsel, Schließanlagenmontage, Einbruchschutzberatung) verarbeiten wir Stamm- und Kontaktdaten unseres Auftraggebers (Name, Rechnungs- und Einsatzadresse, Kontaktdaten) sowie Leistungs- und Abrechnungsdaten.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

9. Berechtigungsprüfung und rechtsverbindliche Erklärung bei Türöffnungen

Bei Türöffnungen und Aufsperrungen prüfen und dokumentieren wir die Berechtigung der auftraggebenden Person, um unbefugte Öffnungen zu vermeiden und Eigentum sowie Besitzrechte zu schützen. Hierfür wird in der Regel eine rechtsverbindliche Erklärung in Papierform ausgefüllt.

Erfasste Daten des Auftraggebers: Im Rahmen dieser Erklärung können insbesondere Name bzw. Firma, Hauptwohnsitz, Geburtsdatum, Geburtsort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Angaben zum zu öffnenden Objekt sowie Ort, Datum und die eigenhändige Unterschrift verarbeitet werden.

Sichtprüfung & Ausweisdokumentation: Zur Identitätsprüfung wird vor Ort die Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises verlangt. Das vorgelegte Ausweisdokument (z. B. Führerschein, Reisepass, Personalausweis oder Aufenthaltstitel) wird grundsätzlich nur eingesehen; es wird weder kopiert, fotografiert noch eingescannt. Auf der papiergebundenen rechtsverbindlichen Erklärung werden jedoch die Art des vorgelegten Ausweises, die Ausweisnummer, das Ausstellungsdatum und die ausstellende Behörde schriftlich dokumentiert.

Optional herangezogene Zeugen: Soweit zur Bestätigung der Berechtigung ein Zeuge herangezogen wird, können zusätzlich dessen Name, Bezug/Eigenschaft zum Objekt, Ausweisart, Ausweisnummer, ausstellende Stelle sowie Unterschrift schriftlich auf dem Papierformular erfasst werden.

Rechtsgrundlage & Zweck: Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie für die Durchführung und Dokumentation des Auftrags erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Darüber hinaus beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere an der Vermeidung unberechtigter Türöffnungen, dem Schutz von Eigentum und Besitz, der Nachweisbarkeit sorgfältigen Vorgehens sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ausschließliche Papierspeicherung & Vernichtung: Die ausgefüllte rechtsverbindliche Erklärung wird ausschließlich in Papierform aufbewahrt. Sie wird weder eingescannt, digital archiviert, elektronisch gespeichert noch zur Rechnung abgelegt. Die Aufbewahrungsdauer beträgt grundsätzlich 18 Monate ab dem betreffenden Einsatz. Anschließend wird das Papierdokument datenschutzgerecht vernichtet, sofern nicht im Einzelfall eine längere Aufbewahrung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

10. Rechnungswesen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Rechnungsrelevante Kundendaten, Leistungsnachweise und Buchhaltungsbelege unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten nach österreichischem Recht (insbesondere § 132 Bundesabgabenordnung BAO sowie §§ 190, 212 Unternehmensgesetzbuch UGB).

Rechtsgrundlage & Frist: Die Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Steuerrelevante Bücher, Belege, Rechnungen und Geschäftspapiere werden für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von 7 Jahren (bei Grundstücken gegebenenfalls bis zu 22 Jahren) aufbewahrt und anschließend datenschutzgerecht gelöscht.

11. Cookies, Browser-Speicher und Webanalyse

Unsere Website verzichtet auf den Einsatz von zustimmungspflichtigen Webanalyse-Tools, Werbe-Tracking-Cookies oder Personalisierungs-Pixeln (wie z. B. Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads Conversion Tracking oder Meta Pixel).

Soweit im Zuge der Bereitstellung der Website technisch notwendige Sitzungsdaten oder Einstellungen im Browser (z. B. LocalStorage) genutzt werden, dienen diese ausschließlich der technisch einwandfreien Darstellung der Seite. Es findet keine Erstellung von Nutzerprofilen und kein plattformübergreifendes Nachverfolgen (Tracking) statt. Ein Cookie-Consent-Banner ist gemäß § 165 Abs. 3 TKG 2021 daher nicht erforderlich.

12. Bereitstellung von Webfonts (Lokales Hosting)

Die auf dieser Website verwendeten Webfonts (u. a. Cormorant Garamond, DM Sans und Plus Jakarta Sans) werden vollständig lokal von unserem eigenen Webserver bereitgestellt. Beim Laden der Schriftarten wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Schriftanbietern hergestellt, und es werden keine IP-Adressen oder sonstigen Daten an Dritte übermittelt.

13. Empfänger von Daten und Auftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Mitarbeiter und Aufsperrtechniker Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen.

Darüber hinaus setzen wir zur Bereitstellung unserer Systeme sorgfältig ausgewählte Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein:

• IT- und Hosting-Dienstleister für den Betrieb der Serverinfrastruktur
• E-Mail- und Telekommunikationsanbieter für die Nachrichtenübermittlung
• Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister im Rahmen gesetzlicher Pflichten

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an sonstige Dritte findet nicht statt, es sei denn, Sie haben ausdrücklich eingewilligt, die Weitergabe ist zur Vertragserfüllung erforderlich oder es besteht eine gesetzliche bzw. behördliche Verpflichtung dazu.

14. Speicherdauer und Löschkriterien im Überblick

15. Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur reinen informatorischen Nutzung unserer Website ist grundsätzlich nicht vorgeschrieben. Im Rahmen von Kontaktaufnahmen, Notdiensteinsätzen oder Schlüsselbestellungen sind diejenigen Daten bereitzustellen, die für die Erfüllung des Auftrags, die Zylinderzuordnung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten zwingend erforderlich sind. Ohne diese Daten können wir die gewünschte Dienstleistung gegebenenfalls nicht ausführen.

16. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen als betroffene Person gemäß DSGVO bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, und Auskunft über diese Daten zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, unter bestimmten Bedingungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Wenn eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an: info@schluesseldoc.at.

17. Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

18. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in sonst einer Weise verletzt worden sind, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. In Österreich ist dies die:

19. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir vollständig auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO.

20. Datensicherheit und externe Links

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOM) ein, um Ihre durch uns verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine TLS-/HTTPS-Verschlüsselung.

Soweit unsere Website externe Verweise (Links) auf Webseiten Dritter enthält, haben wir keinen Einfluss auf deren Inhalte und Datenschutzbestimmungen. Beim Aufrufen externer Links verlassen Sie unsere Website.

21. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand August 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen.